Monday, March 14, 2016
Operation
Panduan Klasifikasi Dokumen
by: Ma'sum Hasyim, SE
Tabel di bawah ini beberapa panduan dalam mengklasifikasi dokumen
| Ciri pemberkasan rekod | Urutan pemberkasan yang lazim | Kelompok berkas yang paling cocok | Kemudahan dan ketepatan filing |
| Nama orang, instansi, atau perusahaan | Menurut Abjad nama | Kasus; Kasus kertas kerja; Rujukan teknis | Mudah dan cepat bila ditekankan pada nama. Relatif lambat bila nama harus ditulis. Salah eja mungkin terjadi bila menyangkut nama yang asing. Diperlukan ketaatan pada peraturan pemberkasan |
| Nama atau judul proyek, publikasi, produk atau barang | Menurut Abjad nama | Kasus; Kasus kertas kerja; Rujukan teknis | Relatif lambat. Kata kunci yang diutamakan justru terbenam dalam judul yang panjang. Judul yang tidak lengkap harus dilengkapi dengan tulisan tangan. Memerlukan ketaatan pada peraturan pemberkasan |
| Nama geografis atau lokasi | Berdasarkan abjad nama (seringkali diikuti dengan nama orang, barang dsb | Kasus; Kasus kertas kerja; Rujukan teknis | Cepat bilamana lokasi dapat ditunjukkan. Sub-susunan tambahan seringkali ditambahkan dengan tulisan tangan |
| Angka atau simbol | Berdasarkan angka atau simbol | Kasus; Kasus kertas kerja; Rujukan teknis | Cepat bilamana nama atau symbolnya pendek atau terbagi atas segmen bilangan atau symbol. Angka dan symbol rentan terhadap perubahan dan galat lainnya |
| Tanggal atau tahun | Berdasarkan tanggal atau tahun yang disiapkan atau yang digunakan | Mudah. Tidak kekal. Membimbangkan | Cepat dan tepat. Penandaan jarang diperlukan |
| Topik subjek | Berdasarkan abjad subjek atau topic atau berdasarkan kode berkas numeric atau alfanumerik | Korespondensi umum(mencakup pula kasus yang disubsusun menurut nama atau angka). Rujukan teknis. | Lambat karena isinya harus dibaca. Penggunaan kode berkas akan mempercepat penulisan namun memerlukan rujukan ke ringkasan subjek atau indeks relative.Mungkin terjadi pengambilan keputusan yang keliru dan galat dalam penulisan |
Sumber:
Modul Document
Control and Digital Filing System
Profil Penulis
Training Modules:
| - | Advance Document Management and Electronic Filing Implementation |
| - | Document Control and Digital Filing System for ISO Certification |
| - | Document Controller |
| - | Document Management And Electronic Filing Implementation |
| - | Document Management and Filing System Principles and Practice |
| - | Automation Documents Management with Microsoft Excel |
| - | Document Control and Digital Filing System |
| - | Standard Operating Procedure (SOP) Filing and Retention Document |
Artikel lainnya
Monday, October 12, 2015
© Copyright 2025, TDS Solution
Your IP is : 216.73.217.61
Your IP is : 216.73.217.61
