General Affair Officer Development Program

BACKGROUND

Peran General Affair (GA) officer dalam organisasi umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran Sales officer dan Production Officer yang secara langsung menghasilkan profit untuk organisasi. Padahal sebagai supporting unit, GA memiliki peran yang tidak kalah penting disbanding departemen lain. Tanpa GA officer yang smart, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal.

Karakterisktik pekerjaan dari GA officer adalah banyaknya varian tugas yang masing-masing memerlukan pengetahuan dan keterampilan teknis.Mencari dan mendapatkan GA officer yang mempunyai sejumlah keahlian teknis yang menyeluruh terhadap area pelayanan umum organisasi adalah merupakan hal yang kurang efisien. Sebab pengetahuan dan keterampilan yang sebenarnya dibutuhkan adalah; mempunyai interpersonal skill yang baik, mampu melakukan komunikasi yang efektif, mampu bernegosiasi, dapat melakukan koordinasi yang baik dengan sejumlah pihak ahli yang terkait dengan pekerjaan teknis, mempunyai pengetahuan tentang continous improvement melalui metode 5S/R, dapat membuat surat dengan aplikasi Word, dapat melakukan data processing dan summary report dengan aplikasi Excel dan dapat mempresentasikan hasil pekerjaannya dengan aplikasi Powerpoint.

Ketika beragam tugas GA saling berinteraksi dan berkoordinasi baik secara internal maupun secara eksternal, GA officer harus mempunyai kemampuan dalam me-manage beragam tugas tersebut.

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu :

1. Memahami tugas dan tanggung jawab GA officer dengan skala waktu pengerjaannya.
2. Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk GA Officer.
3. Mengetahui dan memahami program training yang dibutuhkan untuk memenuhi kompetensi secara umum dari seorang GA officer, baik untuk level Supervisor, Staff dan Driver.
4. Memahami dan menerapkan proses negosiasi serta koordinasi dengan komunikasi dan interpesonal skill yang baik.
5. Memahami proses continuos improvement controldengan metode5S/R.
6. Melakukan GA data automation process secara efektif dan efisien.
7. Membuat sejumlah formulir checksheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan, baik untuk keperluan internal audit dan eksternal audit (Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office).
8. Menganalisa faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas GA officer dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.

1. Tugas & tanggungjawab GA Officer dengan skala waktu pengerjaannya (Daily, Weekly, Monthly & Yearly)
2. Dimension of GA Officer.
3. Key Performance Indicator for GA Officer.
4. Generic Competencies Based Training Program For GA (Supervisory, Staff and Driver).
5. Organizational Structure of GA officer.
6. Interpersonal skill
7. Communication skill.
8. Negotiation skill.
9. Lobby Skill.
10. Coordination skill.
11. Continuos Improvement with 5S/R method.
12. Records Management Skill.
13. Electronic Records Filing Skill.
14. Design and Layout Office Room.
15. Design lighting system in the office room and out office room.
16. GA data automation process with Excel 2007.
17. How create and using of Toilet Checksheet
18. How create and using of Toilet Maintenance Manual.
19. How create and using of Checksheet Canteen.
20. How create and using of Checksheet Lobby Office.
21. How create and using of Checksheet Office.
22. General Affair Problem Solving.

1. 50% Theory
2. 50% Practices (Case study)
3. Dynamic and interactive training presentation
4. Simulation or Role Play
5. Games or Ice Breaking

Staff and Supervisor or Leader.

Course Leader :

Erawan Supriyatna

More...