General Affair Management

DESCRIPTIONS

Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.
General Affairs adalah supporting unit yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan perusahaan/organisasi/instansi.

General Affair mengemban tugas yang cukup banyak dan rumit, sehingga mungkin akan banyak menimbulkan masalah bila tidak di atur dengan sedemiukian rupa, untuk itu perlu manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaannya.

Keberadaan divisi General Affair berbeda pada tiap perusahaan, ada yang berada dibawah HRD dan ada juga yang bediri sendiri. Ruang Lingkupnya bervariasi. Pada umumnya mereka mengurus fasilitas dan maintenance gedung, keperluan fasilitas dan alat-alat kantor, kendaraan kantor, perijinan, perundangan, gangguan, kebakaran, kesehatan karyawan, safety dan keamanan, penerimaan tamu , permasalahan ketenagakerjaan (industrial relation) , Permasalahan atau kegiatan yang berhubungan dengan Tanggung Jawab Perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya (community development / corporate social responsibility), memanage Penghargaan Terhadap Karyawan (rewards), outbound, event khusus, mencari tenaga kerja baru (recruitment), dan banyak hal lain yang belum disebutkan.
Untuk itu butuh skill yang memadai untuk mengelola semua hal tersebut, melalui training peserta akan diberikan pemahaman dan pengetahuan dari trainer/praktisi yang telah mengelola General Affair dengan baik.

TUJUAN

1. Peserta memahami tugas dan tanggung jawab seorang GA
2. Peserta mempunyai kesiapan mental dan motivasi bekerja yang tinggi dengan tugas yang berat
3. Peserta dapat mengerti masalah-masalah yang biasa terjadi bagian divisi GA dan sanggup mengantisipasi dan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
4. Peserta memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional
5. Peserta mempunyai skill untuk berhubungan dengan departemen lain dan juga pihak external perusahaan.
6. Peserta mampu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dijalani saat ini
7. Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan

OUTLINE:

1. Defenisi/pandangan umum General Affair
2. Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair
3. Hal-hal yang menjadi tantangan di bagian GA
4. Motivasi dan persiapan mental bagi staf di GA
5. Bagaimana bagian GA dapat berkoordinasi dengan seluruh divisi/departemen dan mensosialisakan internal & Eksternal
6. Melaksanakan tugas rutin / insidentil serta perencanaan dan antisipasinya
7. Masalah-masalah yang timbul di General Affair
8. Aspek & ruang lingkup pekerjaan di General Affair
9. Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
10. Penyediaan dan pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK & Stationery)
11. Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung/ ? General Cleaner
12. Pemeliharaan kesehatan, safety dan pelaksanaan K3 bagi seluruh karyawan
13. Pengelolaan Kendaraan Perusahaan/driver/Pool dan perparkiran
14. Pelaksanaan kebersihan, sirkulasi udara bersih, pencahayaan, set up & setting ruang kerja
15. Penanganan Safety di perusahaan P3K, Latihan Emergency Respond
16. Penanganan Listrik, Gas & Air, Waste Water / Limbah,
17. Event khusus seperti Gathering, lebaran, liburan, ulang tahun, urusan pensiun, kemalangan dll.
18. Pengelolaan asuransi/jaminan kesehatan/hari tua
19. Kurir, Surat Kedinasan, Perbankan, Petty Cash, Uang Gaji & Penjagaannya
20. Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
21. Pelaksanaan & Penanganan Kebersihan (Cleaning Service) gedung/kantor
22. Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Satpam ? Security)
23. Penanganan Operator Telepon & Receptionist serta keluar masuk Tamu
24. Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
25. Pengelolaan Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
26. Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
27. KPI untuk General Affair Operation
28. Kepengurusan Tenaga Kerja Asing
29. Dll

Wajib diikuti oleh :

• HRD
• Manager Bagian Umum (General Affair)
• Staff
• Karyawan lain yang berhubungan dengan tugas GA

Course Leader :

H. Slamet Pririswanto, MBA

More...